Briser la routine

Les séances de comité sont souvent fastidieuses, chronophages et peu satisfaisantes. Pire encore : il n’est pas rare que des associations fixent des séries de séances régulières. On se pose peu la question du rythme et du déroulement. C’est bien dommage. Quelques mesures suffiraient à insuffler de la vie dans la culture du meeting tout en libérant des ressources – pour de nouvelles idées, de nouveaux projets.

Questionner la routine peut déjà aider alors de la planification – en jetant un oeil à l’ordre du jour : tous les thèmes sont-ils pertinents pour tous les participants ? Si la réponse est non, changez l’ordre du jour et
fragmentez la séance. Bien souvent, les objets sont simplement numérotés. L’uniformité règne et les objets semblent tous avoir la
même importance. Il manque de précieuses informations complémentaires telles que l’étendue et les objectifs. Le principe I-Dé- Di peut ici apporter une aide. I-Dé-Di signifie « Information, Décision et Discussion ». Ce principe permet de classer les objets brièvement en trois niveaux. Au niveau « Information », on renseigne brièvement ; au niveau « Décision », une décision peut être prise et, au niveau « Discussion », des discussions sont nécessaires afin de trouver une issue. Ce principe complète les points à l’ordre du jour. Si après chaque sujet, on appose l’abréviation correspondante (I, Dé, Di), cela simplifie la préparation pour tous. Tout le monde voit au premier coup d’oeil où en est l’objet. Cela permet de donner une orientation, avant même le début de la séance.

Aujourd’hui, beaucoup de meetings se font sans papier, les comités
utilisent des programmes basés sur le Web et des archives électroniques. Les tables de conférence sont de nos jours jonchées d’ordinateurs et de tablettes. Les smartphones sont toujours à portée de main. Ces aides numériques sont pratiques, mais à cause d’elles, on ne fait jamais de pause. On envoie un courriel par-ci, on répond à un SMS par là. La qualité de la discussion en souffre ainsi que le déroulement de la séance. Des règles toutes simples permettent à chacun d’éviter de se disperser : ranger les smartphones et répondre aux courriels personnels durant les pauses.

Les comités se réunissent souvent pour de nombreuses heures. Avec le temps, on perd la concentration, aussi parce qu’on est assis depuis longtemps. C’est la raison pour laquelle il y a aujourd’hui dans les salles modernes de conférence du mobilier pour discuter tout en étant debout. En effet, être debout permet de rester éveillé ! Debout, on discute de manière plus engagée. Il n’est toutefois pas utile d’aménager un espace de travail moderne pour cela. Enlevez simplement des chaises dans votre salle de séance habituelle et travaillez certains points à l’ordre du jour debout autour de la table. Cela permet de rompre le marathon ennuyeux des séances « assises » à l’aide de réunions brèves, vivantes, s’apparentant plutôt à des sprints. Le déroulement de la séance s’en trouvera dynamisé et la séance, plus productive.

À peine sorti de la salle de séance, on passe à la suite. Tous les participants savent-ils ce qu’ils ont à faire ? Un bref rappel oral peut les y aider à la fin du meeting. Encore plus efficace : si vous dressez un procès-verbal, envoyez rapidement une brève note à tous les participants avec les tâches à accomplir et les délais à tenir. Cela ne permet pas seulement de garder une trace écrite, mais aussi de garantir que les points discutés lors de la séance vont être préparés et traités.