Routinen durchbrechen

Vorstandssitzungen sind nicht selten langwierig, zeitraubend und wenig zufriedenstellend. Mehr noch: Oft setzen Verbände auf regelmässige Terminserien. Rhythmen und Abläufe werden kaum hinterfragt. Eine verpasste Chance. Schon mit wenigen Massnahmen lassen sich die Meeting-Kultur beleben und Ressourcen freisetzen – für neue Ideen, für neue Projekte.

Das Hinterfragen von Routinen kann bereits bei der Planung einsetzen – mit dem Blick auf die Tagesordnung: Sind wirklich alle Themen für alle Anwesenden relevant? Wenn nicht, sind die Traktanden umzustellen, die Sitzung aufzuteilen. Vielfach werden Geschäfte auf den Traktandenlisten einfach durchnummeriert. Es herrscht Uniformität. Alle Themen scheinen gleich wichtig. Wertvolle Zusatzinformationen wie Umfang und Ziele fehlen. Hier schafft das I-E-D-Prinzip Abhilfe. I-E-D steht für Information, Entscheidung und Debatte. Damit lassen sich Geschäfte grob in drei Stadien einordnen. Bei «Information» wird kurz orientiert, bei «Entscheidung» ist das Geschäft beschlussreif und bei «Debatte» wird etwas länger, ergebnisoffen diskutiert. Dieses Prinzip bereichert jede Traktandenliste. Steht hinter jedem Geschäft das entsprechende Kürzel (I, E, D), erleichtert dies die persönliche Vorbereitung ungemein. Es ist auf den ersten Blick ersichtlich, wie weit die Geschäfte sind. Das sorgt für Orientierung – schon vor der Sitzung.

An den Meetings arbeiten heute viele Vorstände papierlos. Die Vorstände nutzen webbasierte Programme und elektronische Archive. Auf den Konferenztischen reihen sich Laptops an Tablets. Auch Smartphones sind immer griffbereit. Die digitalen Helfer sind praktisch, sie sorgen aber für pausenlose Ablenkung. Hier wird eine E-Mail verschickt, da eine SMS beantwortet. Darunter leidet die Qualität der Diskussion, aber auch der Ablauf der Sitzung. «Smartphones weglegen », «persönliche E-Mails erst in den Pausen beantworten»: Solche einfache Regeln helfen gegen die individuelle Zerstreuung.

Vorstände treffen sich vielfach für mehrere Stunden. Mit der Zeit schwindet die Konzentration – auch weil man lange sitzt. Deshalb gibt es in modernen Meetingräumen Mobiliar für den aufrechten Austausch. Aus gutem Grund: Stehen macht wach! An einer «Stehung» wird engagierter diskutiert. Ein modern eingerichteter Workspace ist aber gar nicht nötig. Im gewöhnlichen Sitzungszimmer einfach Stühle an den Konferenztisch zu schieben und einige Traktanden im Stehen abzuarbeiten, funktioniert ebenso. So lässt sich der langwierige Sitzungsmarathon mit kurzen, belebenden Stehdiskussionen, eigentlichen Sprints, durchbrechen. Der Sitzungsablauf wird dynamischer und die Sitzung produktiver.

Die Nachbearbeitung fängt bereits beim Verlassen des Sitzungszimmers an. Kennen alle Teilnehmenden ihre Aufträge? Ein kurzes mündliches Erinnern am Meeting-Ende hilft dabei. Noch effektiver: Wer Protokoll führt, schickt allen Teilnehmenden zeitnah ein kurzes Memo mit Aufträgen und Fristen hinterher. Das unterstützt nicht nur die schriftliche Dokumentation, sondern garantiert auch ein effektives Auf- und Weiterbearbeiten der an der Sitzung besprochenen Geschäfte.